Supply Chain Officer at World Vision in Petion-Ville

Job description

With 75 years of experience, our focus is on helping the most vulnerable children overcome poverty and experience fullness of life. We help children of all backgrounds, even in the most dangerous places, inspired by our Christian faith. Come join our 31,000+ staff working in nearly 100 countries and share the joy of transforming vulnerable children’s life stories! Key Responsibilities: 25% Gestion et appui à la coordination des processus d’achat de biens et services Supporter à la coordination des activités d’acquisition de biens et services dans le cadre des projets financés, notamment ceux liés à la lutte contre la Tuberculose et le VIH/SIDA. Participer au processus de passation de commandes locales et internationales, à travers les systèmes mis en place, pour les produits identifiés dans les plans d’approvisionnement (médicaments, réactifs, consommables de laboratoire, tests rapides, services, etc.). Contribuer à la préparation et au lancement des appels d’offres, selon les besoins et sous la supervision du responsable hiérarchique. Assister dans la collecte et l’analyse des offres, ainsi que dans les processus de négociation avec les fournisseurs. Vérifier les documents de facturation et appuyer la préparation des demandes de paiement pour les achats locaux. Servir de point de contact pour le suivi des commandes avec les fournisseurs locaux et les équipes d’achats internationaux. Soutenir la coordination avec les équipes techniques pour la clarification des spécifications des produits ou services demandés. Vérifier la conformité des devis reçus par rapport aux plans d’approvisionnement et soumettre à la hiérarchie pour validation. Supporter aux démarches administratives liées à l’enregistrement sanitaire ou aux demandes de dérogation (waiver) des produits, si requis. Participer au suivi des pré-alertes pour les commandes internationales. · Collaborer avec les équipes logistiques (réception, entrepôt) pour le suivi des livraisons et appuyer le processus de dédouanement lorsque nécessaire. Respect des exigences du programme pour répondre aux besoins d'approvisionnement. undefined undefined 25% Suivi des processus d’exécution des achats, conformité et rapportage Mettre à jour régulièrement les outils de suivi des dépenses liés aux achats de biens et services, en s’assurant de l’alignement avec les budgets approuvés. Assurer le suivi des indicateurs clés du processus d’achat, notamment les délais de livraison et l’état d’avancement des commandes. Contribuer à la mise à jour et à l’utilisation d’outils de suivi (tableaux de bord, fichiers de tracking) pour améliorer la visibilité sur l’exécution des commandes locales et internationales. Participer au suivi opérationnel des commandes de biens et services (produits de santé, services associés, etc.) afin de faciliter une exécution efficace. Support à la préparation de rapports périodiques et ad hoc sur l’état d’avancement des activités d’approvisionnement, sous la supervision du responsable hiérarchique. Assurer l’archivage et à la conformité des documents liés aux achats, conformément aux procédures internes et aux exigences des bailleurs. Disponibilité de catalogues d'articles complets pour le processus de planification et d'un plan d'approvisionnement annuel complet. Assurer l’archivage et à la conformité des documents liés aux achats, conformément aux procédures internes et aux exigences des bailleurs. 25% Documentation et archivage des processus d’achats des produits de santé Assurer l’archivage systématique (physique et électronique) des documents liés aux achats de produits de santé et services associés, conformément aux procédures internes. Supporter à la préparation et la disponibilité des documents lors des audits des processus d’achat, sous la supervision du responsable hiérarchique. Contribuer à la mise à jour et au maintien de la base de données des fournisseurs de produits de santé et services associés. Renseigner avec précision les formulaires de gestion des donnée