Personal Assistant / Legal Secretary / Teamassistenz (w/m/d) mit Schwerpunkt Billing und Rechnungsstellung at Hogan Lovells in Munich

Job description

Über Hogan Lovells Cadwalader Hogan Lovells Cadwalader gehört zu den weltweit führenden Wirtschaftskanzleien. Mit mehr als 3.100 Anwält*innen an über 36 Standorten weltweit begleiten wir Unternehmen, Finanzinstitute und Organisationen bei ihren anspruchsvollsten rechtlichen und wirtschaftlichen Herausforderungen. In Deutschland arbeiten mehr als 500 Anwält*innen und rund 400 Business Team Professionals an unseren Standorten in Berlin, Düsseldorf, Frankfurt am Main, Hamburg und München zusammen. International vernetzt, lösungsorientiert und mit einem gemeinsamen Anspruch an Qualität. Unsere Business Team Professionals schaffen die Strukturen, die eine erfolgreiche Mandatsarbeit ermöglichen. Sie koordinieren komplexe Abläufe, behalten wichtige Prozesse im Blick und sorgen dafür, dass unsere Anwaltsteams sich auf die Beratung unserer Mandant*innen konzentrieren können. Für unser Münchner Büro suchen wir eine engagierte Persönlichkeit für eine vielseitige Teamassistenzrolle mit Aufgaben in der Abrechnung und Sekretariatsorganisation . Sie unterstützen unsere Partner*innen und Anwaltsteams im Tagesgeschäft, begleiten Billing- und Rechnungsprozesse und sorgen für verlässliche organisatorische Abläufe. Personal Assistant / Legal Secretary / Teamassistenz mit Schwerpunkt Billing und Rechnungsstellung (w/m/d) Standort: München Vollzeit oder Teilzeit (30–40 h/Woche) unbefristet Diese Aufgaben warten auf Sie: Rechnungsstellung und Honorarabrechnung: Sie begleiten den gesamten Abrechnungsprozess von der Vorbereitung über die Prüfung und Korrektur bis zur Fertigstellung von Ausgangsrechnungen. Abrechnungsprozesse koordinieren: Sie stimmen Rechnungsentwürfe und abrechnungsrelevante Informationen mit unseren Partner*innen, Anwält*innen sowie den Bereichen Billing, Finance und Controlling ab. Qualität und Fristen sicherstellen: Sie prüfen Mandats- und Rechnungsdaten, verfolgen offene Abrechnungsvorgänge und klären Unstimmigkeiten proaktiv. Sekretariat selbstständig organisieren: Sie übernehmen administrative und organisatorische Aufgaben und unterstützen unsere Partner*innen und Anwaltsteams zuverlässig im Tagesgeschäft. Kommunikation, Termine und Reisen koordinieren: Sie bearbeiten Telefonate und Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache und organisieren Termine, Fristen, Wiedervorlagen und Geschäftsreisen. Dokumente und Postfächer verwalten: Sie formatieren und prüfen Dokumente, pflegen Mandatsunterlagen im internen Dokumentenmanagementsystem, übernehmen das eFiling und bearbeiten relevante E-Mail-Postfächer. Mandantenaktivitäten begleiten: Sie unterstützen bei Mandantenveranstaltungen sowie bei ausgewählten Marketing- und Business-Development-Aktivitäten. Diese Qualitäten bringen Sie mit: Eine abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung , beispielsweise als Kauffrau*mann für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte*r, Fremdsprachen­korrespondent*in, Eurokorrespondent*in (w/m/d). Entscheidend ist, dass Sie Interesse an Billing, Rechnungsstellung und kaufmännischen Prozessen mitbringen. Berufserfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich, idealerweise mit Erfahrung in der Rechnungsstellung oder Honorarabrechnung. Freude an Zahlen und strukturierten Prozessen: Sie arbeiten präzise, erkennen Unstimmigkeiten und behalten auch bei höherem Arbeitsaufkommen den Überblick. Organisationstalent und Eigeninitiative: Sie setzen Prioritäten, verfolgen Aufgaben zuverlässig und bringen Themen proaktiv voran. Team- und Serviceorientierung: Sie arbeiten gerne mit Partner*innen, Anwält*innen und internen Fachbereichen zusammen und behalten gemeinsame Ziele im Blick. Sicherheit im Umgang mit digitalen Anwendungen: Sie verfügen über gute Kenntnisse der gängigen Microsoft-365-Anwendungen und arbeiten sich gerne in unsere Kanzlei- und Mandatssysteme ein. Sehr gute Deutsch- und gute, praxiserprobte Englischkenntnisse. Darauf können Sie sich bei uns freuen: Abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeiten in einem kollegialen und hoc