Jaguar & DGD Project Administrator at WWF in Quito

Job description

Función Principal Garantizar la adecuada gestión administrativa, financiera y contractual de los proyectos de conservación en el paisaje Andes-Amazonia a su cargo, mediante la planificación financiera, seguimiento, control presupuestario, cumplimiento de regulaciones de donantes, acompañamiento a organizaciones socias y generación de información y reportes financieros confiables para la toma de decisiones y el cumplimiento de los objetivos programáticos e institucionales. Responsabilidades del cargo Gestión Administrativa y Contractual de Proyectos Garantizar la formalización y administración de convenios, contratos y acuerdos relacionados con la ejecución de los proyectos. Asegurar el cumplimiento de las políticas institucionales, regulaciones de donantes y normativa local. Actividades Elaborar y gestionar convenios con organizaciones socias, consultores y beneficiarios de subvenciones. Elaborar convenios de viaje, Grants de bienes, entre otros, conforme a las regulaciones de cada donante y la legislación vigente. Dar seguimiento a la vigencia, ejecución y cierre de convenios y contratos. Mantener actualizada la documentación contractual y administrativa de los proyectos. Verificar que los procesos administrativos cumplan con las políticas institucionales y requisitos de los donantes. Coordinar oportunamente la perspectiva administrativa financiera con el (la) responsable de cada proyecto, así como con el (la) responsable financiera del donante. Planificación y Gestión Financiera de Proyectos Planificar, monitorear y controlar la ejecución financiera de los proyectos. Garantizar el uso eficiente y oportuno de los recursos financieros asignados. Garantizar el registro adecuado y generación de respaldos de contrapartidas al (a los) proyecto(s). Actividades Responsable de la planificación operativa anual y estratégica de los proyectos desde la perspectiva administrativa y financiera. Responsable de la planificación de adquisiciones de bienes y servicios. Preparar forecast financiero trimestral y anual, considerando cronograma técnico, adquisiciones, subgrants, consultorías, viajes, talleres y cierres Coordinar reuniones mensuales financiero-programáticas con miembros de proyecto para revisar ejecución, riesgos y decisiones de reprogramación. Identificar desviaciones presupuestarias y proponer medidas correctivas. Elaborar reportes financieros periódicos para coordinadores de proyectos, dirección y donantes. Informar oportunamente sobre el estado de grants, consultorías y compromisos financieros. Registrar y respaldar oportunamente las contrapartidas o leverage correspondiente a la realidad de cada proyecto. Seguimiento, Monitoreo y Control Financiero Garantizar que los recursos sean ejecutados de acuerdo con los convenios y lineamientos de los donantes. Verificar la calidad y admisibilidad de los gastos reportados por socios y consultores. Actividades Revisar informes financieros presentados por organizaciones socias. Verificar la razonabilidad y elegibilidad de gastos conforme a las normas de WWF y los donantes. Monitorear el cumplimiento de cronogramas de ejecución financiera. Realizar visitas periódicas de monitoreo administrativo-financiero a organizaciones socias. Dar seguimiento a la entrega de productos, informes técnicos y financieros. Verificar que los proyectos mantengan documentación soporte adecuada. Alertar sobre riesgos financieros o retrasos que puedan afectar la ejecución de los proyectos. Realizar informes de contrapartida y/o leverage de cada proyecto según los requerimientos del donante. Reportes, Cumplimiento y Auditoría Garantizar información financiera confiable, oportuna y alineada con los requerimientos institucionales y de los donantes. Coordinar procesos de auditoría y rendición de cuentas. Actividades Elaborar informes financieros para donantes y actores estratégicos. Consolidar información financiera de proyectos para reportes institucionales. Registrar información financiera en los sistemas de seguim