Executive Assistant (m/w/d) at Aufinity in Köln

Job description

Das erwartet dich bei uns Der Automotive-Markt befindet sich in der größten Transformation seiner Geschichte – und wir bei Aufinity definieren die Regeln für das digitale Zahlungsmanagement neu. Im Epizentrum dieser Transformation steht unsere Produkt- und Technologie-Roadmap. Für diese absolute Schlüsselposition suchen wir das strategische Backup, Organisationstalent und den verlängerten Arm unseres CPTOs. Deine Rolle vereint das Beste aus zwei Welten: Du beherrschst das klassische Einmaleins des High-Level Executive Supports im Schlaf und bist gleichzeitig das analytische Sparring im Hintergrund. Du triffst nicht die Entscheidungen, aber du orchestrierst das Umfeld, den Kalender und die Informationen so, dass der CPTO maximale Schlagkraft hat. Kalendermanagement, Reiseorganisation & Gatekeeping: Zeit ist die wertvollste Ressource unseres CPTOs. Du steuerst das komplexe Kalendermanagement strategisch, priorisierst Anfragen vorausschauend und jonglierst Terminverschiebungen mit Leichtigkeit. Zudem managst du das komplette Reisemanagement (Planung, Buchung, Abrechnung) von A bis Z und sorgst für einen reibungslosen Tagesablauf. Informations-Drehscheibe & Monitoring: Du hältst im Hintergrund die Fäden zusammen. Du holst proaktiv Status-Updates aus den Teams ein, kanalisierst relevante Themen und stellst sicher, dass der CPTO jederzeit das vollständige, ungefilterte Bild über alle tech- und produktseitigen Initiativen hat. Messerscharfe Entscheidungsvorlagen: Du bereitest Meetings inhaltlich vor. Du sammelst die notwendigen Daten und Fakten, strukturierst komplexe produktseitige oder strategische Sachverhalte und destillierst sie zu präzisen Entscheidungsvorlagen, Briefings und Präsentationen für das Management. Execution "On Behalf": Du treibst keine eigenen Projekte, aber du exekutierst präzise im Namen des CPTOs. Ob es um das Einfordern von Deliverables nach Meetings, die Nachbereitung von C-Level-Terminen oder administrative Ad-hoc-Themen geht – du agierst als verlässliche operative Verlängerung. Kommunikations-Kanal & Filter: Du bist der professionelle Filter vor dem CPTO-Ressort. Du steuerst den Informationsfluss von Produkt-, Engineering- und Business-Teams nach oben, sortierst das "Rauschen" aus und priorisiert, was wirklich die Aufmerksamkeit des CPTOs erfordert. Das bringst du mit Starkes Fundament: Du blickst auf eine erfolgreiche Laufbahn (idealerweise 3-5+ Jahre) als Executive Assistant (EA) auf C-Level, Personal Assistant (PA) oder Founders Associate im Top-Consulting- oder Tech-Umfeld zurück und bringst fundierte Erfahrung in der klassischen Assistenzarbeit mit. Die "Rechte Hand"-Mentalität: Du definierst deinen Erfolg über die maximale Entlastung und Effizienz des CPTOs. Du glänzt im Hintergrund, denkst immer drei Schritte voraus und zeichnest dich durch absolute Diskretion und Loyalität aus. Organisationstalent & Resilienz: Du jonglierst administrative Aufgaben, Reisebuchungen und inhaltliche Vorbereitungen parallel mit Leichtigkeit. Du bist hochgradig verlässlich, detailorientiert und behältst auch bei kurzfristigen Planänderungen die absolute Ruhe und Struktur. Starke Informations- & Strukturierungskompetenz: Du besitzt die Fähigkeit, riesige Mengen an Informationen schnell zu erfassen, das Wesentliche vom Unwesentlichen zu trennen und komplexe Themen extrem strukturiert aufzubereiten. Tech- & Produkt-Verständnis: Du musst keine Software entwickeln, aber du verstehst das Vokabular und die Dynamiken moderner Produktorganisationen (Agile, Roadmaps, Tech-Stacks), um auf Augenhöhe Informationen einholen zu können. Sprachprofil: Souveräne Kommunikation und absolut stilsichere Verhandlungsführung auf Deutsch und Englisch (Wort und Schrift) sind für dich selbstverständlich. Das bieten wir dir Excellence & Ownership: Übernimm die volle Verantwortung für deine Themen mit Fokus auf Qualität, Wirkung und nachhaltigen Impact. Purpose & Gestaltungsspielraum: Bring deine Ideen ein, forme deinen Verantwortungsbereich und gest